如何成功促進跨部門之團隊合作
2020/08/06 陳錫鈞
面對複雜的顧客需求，企業中的跨部門合作是常見的工作型態，
但往往 主責部門 與 合作部門 沒有明確的 從屬關係，
再加上 本位主義作祟 與 不充足的誘因，
合作的配合單位 通常將合作事項
列為不急、也不重要的待辦事項，
導致合作成果不如預期。
最近因為執行工業局產業群聚AI應用調查專案，
因在短期間內需要訪談60家企業，透過其他部群協助才完成此專案，
本次合作相對成功，故將可能要速整理如下：
一、主動挖掘共利，讓所有參與者都能獲利
跨部門合作不能只有主事單位得到好處，就算是別的部群只有提供協助，
主事的部群依然要想辦法從執行過程中，盡可能的讓所有合作者都有好處。
在本案例中，知識分享與客服中心本來只是一個要求協助者，
請各部門提供能受訪的對象，而為了能讓提供協助的部門也有獲利，
我就思考，這些部門有哪些業務，訪談者可能會有用，
因此，在訪談前就做了諸多假設條件，當業者提起哪些事情，
我可以介紹中心哪些業務給他，並非單純訪談。
而在實際執行中，在訪談過程發現這樣操作，業者也很開心，
感覺我們提供諸多資源，
例如：
AI案不行的就轉SBIR、CITD、SIIR，需要系統的找中區MES+或技服部，
人力資源有問題的找台南小人提…，
這樣訪談下來，就幫其他單位開發很多潛在業務，
如此，提供名單的合作單位也會持續願意提供新名單。
二、換位思考，盡量降低合作方麻煩
合作過程中，最怕一件事情要勞師動眾，以本此事件來說，
我們可以請合作單位直接幫忙打電話邀約，如此最快，
但對合作方來說卻是最麻煩，因為要從頭說明一個不熟悉的業務。為
了簡化合作方工作，我們做了說帖，讓合作方可以簡單介紹，
進行第一步接觸，而且，合作方只需給我們名單，
其他事務都由我方執行，可以說將合作方業務負擔降到最低。
未來合作事件可能未必如本次事件，只要給名單這樣單純，
但主事單位應該多從合作單位角度思考，讓合作各方的事務最簡化，
才能讓大家都好執行。
三、平時多交流，廣結善緣
一件業務合作中，不可能所有單位都雨露均霑，
有單位獲利多，有單位獲利少。為了平衡這些現象，
就要平常時就多進行其他合作，
例如：在本部與其他業務單位相關的招生業務中，
就會多幫忙其他單位，如此，當需要其他部門援手時，比較有人情關係可以說。
總結來說，就是主管平時多與人為善（尤其是一級主管），
多有互動，有人情交流，合作的質化效益才會好。
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